Permanence téléphonique

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Permanence téléphonique : pourquoi est-ce important ?

Pour une société, un rapport entretenu avec les prospects et les clients déjà acquis est primordiale. Le téléphone est l’outil le plus efficace pour les clients d’entrer en contact avec votre entreprise. La permanence téléphonique doit ainsi donner une bonne image de l’entreprise grâce à un accueil soigné des clients, qui doit être professionnel et agréable.

La permanence téléphonique optimise la relation client d’une entreprise par la gestion des appels reçus et envoyés. Il est très important d’assurer une bonne permanence téléphonique pour ne pas risquer de perdre des clients potentiels ni décourager ceux déjà existants. Il faut éviter de faire attendre un client trop longtemps. Si un temps d’attente est parfois dur à éviter par manque d’opérateur disponible, une musique agréable est nécessaire pour faire patienter le client et le dissuader de raccrocher. La fonction de pré-décrochage et le message ont aussi un rôle évident pour prévenir les abandons d’appel.

Quel est l'utilité d'un message d'accueil pour une permanence téléphonique ?

Parfois, des appels entrants ne peuvent pas être mis en communication direct avec un responsable. Dans ce cas il est important d’avoir une fonction de pré-décrochage avec un message customisé et agréable. Ce message va prévenir jusqu’à 40% des abandons d’appel et aide ainsi à augmenter le chiffre d’affaire de l’entreprise en s’assurant de nouveaux clients. Un message d’attente doit être particulièrement conçu pour améliorer l’image de l’entreprise en lui faisant de la publicité et l’expérience du client en le retenant le plus longtemps possible avant qu’un téléopérateur soit disponible pour disposer de son appel et répondre à ses besoins.

Permanence externalisée : ses bénéfices

La permanence téléphonique est aujourd’hui garantie par des agences spécialisées ou des secrétaires indépendantes. Les entreprises sont souvent attirées par ce type d’externalisation pour son avantage financier. En effet, elles ne sont plus contraintes d’embaucher du personnel ce qui peut réduire grandement les dépenses en charges salariales. Les moyens utilisés appartiennent également à la société indépendante ou au prestataire ce qui permet à la société cliente d’économiser des ressources. Ce standard téléphonique externalisé est aussi personnalisé selon vos besoins : vous pouvez choisir les horaires pour lesquelles la permanence doit être garantie, ce qui est un atout considérable. Vous ne raterez ainsi plus de clients potentiels que ce soit à l’heure du déjeuner, la nuit ou même les week-ends.